Hubstaff: El software para controlar empleados en teletrabajo

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PROS

  • Ofrece monitoreo de captura de pantalla y pulsaciones de teclas
  • Fácil de agregar tiempo a las hojas de tiempo antes de los turnos
  • Fácil de programar turnos para los empleados

CONTRAS

  • Sin seguimiento avanzado
  • El cronómetro requiere una segunda aplicación en el escritorio
  • Sin restricciones de dirección IP
  • Informes muy básicos

Hubstaff comienza en $ 7 por usuario por mes y tiene algo en común con las TSheets ganadoras de Editors ‘Choice   en que ambas herramientas se enfocan casi exclusivamente en   funciones de seguimiento del tiempo . Hubstaff divide este enfoque un poco al agregar algunas capacidades de monitoreo de empleados, como el monitoreo de pulsaciones de teclas, pero en su mayor parte, se centra en el seguimiento del tiempo. Aun así, sin embargo, no alcanza a TSheets en este departamento porque este último lo hace algo mejor cuando se trata de funciones más avanzadas.

Si bien las soluciones de juego puro como Hubstaff y TSheets atraen a muchos clientes, otros a menudo quieren un conjunto de funciones más amplio que pueda extenderse a la  gestión de proyectos  (PM), la gestión de gastos o la facturación, por ejemplo. Las herramientas que se incluyen en esta categoría incluyen  Mavenlink  y nuestro otro ganador de seguimiento del tiempo, Zoho Projects, ganador de Editors ‘Choice  .

Vista del panel principal de Hubstaff

Precios y planes

Hubstaff se creó para brindarle una supervisión a nivel de Gran Hermano sobre cuándo los empleados están trabajando, qué están haciendo mientras trabajan y qué debe pagarles cuando el trabajo está terminado. El plan básico de $ 7 por mes le brinda acceso a herramientas simples de seguimiento del tiempo, un administrador de programación de pagos de empleados, soporte 24/7 y configuraciones de usuario que se pueden administrar empleado por empleado. Además, este plan le permite realizar un seguimiento de si sus empleados están trabajando o no, permitiéndole grabar capturas de pantalla mientras trabajan, así como controlar la actividad del teclado y el mouse durante los turnos. De las herramientas que probamos en el resumen de seguimiento del tiempo, Hubstaff y  Time Doctor son las únicas herramientas que ofrecen este nivel de conocimiento sobre el progreso de los trabajadores. Aunque la monitorización del teclado y la pantalla son funciones útiles (aunque de gran alcance) para un monitor de turno, la implementación de Hubstaff deja mucho que desear (más sobre esto más adelante).

El plan Premium de $ 10 por usuario por mes incluye todo lo que encontrará en el plan Básico, pero también tendrá acceso a la interfaz de programación de aplicaciones (API) de Hubstaff para integrar la herramienta con otro software de terceros. El paquete Premium también viene con una  herramienta de programación liviana  que brinda a los administradores el poder de asignar turnos y delegar tareas desde la consola. Los clientes Premium también pueden usar la herramienta para crear facturas y realizar pagos de PayPal automáticamente. Los clientes que pagan anualmente recibirán dos meses gratis (para ambos niveles de precios). Finalmente, hay un plan Enterprise de $ 20 por usuario por mes que agrega adornos adicionales, incluido el soporte VIP y la configuración de “guante blanco”.

En comparación con TSheets, su competidor más cercano en nuestro resumen, Hubstaff tiene un precio razonable, especialmente dadas las funciones de monitoreo adicionales que no están disponibles en las herramientas de la competencia. TSheets ofrece una cuenta básica gratuita, así como una cuenta de $ 5 por usuario por mes que cobra una tarifa base de $ 20 por mes para equipos con menos de 100 usuarios, y una tarifa base de $ 100 por mes para equipos con más de 100 usuarios. La tarifa base, que Hubstaff no cobra, hace que las TSheets sean un poco más caras que las de Hubstaff, incluso en el nivel Premium de Hubstaff. Hubstaff planea eliminar un plan de precios que agrupa la cantidad de usuarios en cantidades establecidas como 5, 10 y 15 y, en cambio, será más exacto con los precios de acuerdo con la cantidad de usuarios.

Si está más interesado en esas voluminosas soluciones de gestión de proyectos, tendrá que aportar un poco más de efectivo. Mavenlink  cobra $ 39 por usuario al mes por su plan más barato que incluye seguimiento del tiempo. Zoho ofrece su plan de seguimiento de tiempo más barato a $ 20 por mes para 10 usuarios y 10 proyectos (que es un trato decente si necesita todas las funciones adicionales de PM). El plan de seguimiento del tiempo más económico de  Wrike  cuesta 24,80 dólares por usuario al mes.

Funciones e interfaz de usuario

La interfaz de usuario (UI) de Hubstaff está diseñada con una atractiva barra de navegación azul y gris en el riel izquierdo que deja mucho espacio en el lado derecho de la pantalla para la entrada y el análisis de datos. Cuando inicie sesión por primera vez en el sistema, se lo dirigirá al panel principal, que le brinda una descripción general de cuántas horas han trabajado sus empleados ese día y cuántas horas han trabajado durante los últimos siete días. También verá una lista de cada miembro, sus tareas más recientes y qué tan activos han estado durante la última semana. Esta es una visualización sólida de datos de gestión de proyectos   que le permite diferenciar inmediatamente entre los caballos de batalla y los que no hacen nada, y llama inmediatamente la atención sobre los proyectos que están recibiendo atención más que suficiente y los proyectos que se están descuidando.

Invitamos a los usuarios a unirse a nuestra cuenta como miembros para algunas de nuestras direcciones de correo electrónico activas. Cuando se agregan correctamente, los empleados aparecen como “Miembros” en la vista de administrador. Pero cuando agregamos un usuario para una de nuestras direcciones de correo electrónico activas, el usuario aún aparecía en Invitaciones pero no en Miembros. Recibimos una notificación por correo electrónico de “Invitaciones pendientes”. Aunque ya aceptamos la invitación para una dirección de correo electrónico, no apareció en el sistema como aceptada. Hicimos clic en el enlace del correo electrónico, que nos llevó a la lista de invitaciones. Luego seleccionamos Acción y Resentir Invitar. Un representante de Hubstaff nos dijo que cuando aceptamos la invitación de nuestra otra cuenta, debemos cerrar la sesión de Hubstaff por completo y luego iniciar sesión desde la otra cuenta. Una vez que dimos este paso.

Hay dos formas de agregar tiempo en Hubstaff: puede crear hojas de tiempo manuales con las últimas horas trabajadas o puede usar la función de cronómetro. Anteriormente, Hubstaff solo ofrecía la función de cronómetro en su aplicación de escritorio. Ahora puede usar el botón del cronómetro en la aplicación móvil, la aplicación de escritorio o en el sitio web. Agrega una tarea en la que trabajar y luego hace clic en el botón de flecha del cronómetro para comenzar a cronometrar su trabajo. Para cambiar las tareas, haga clic en el menú desplegable en el widget del temporizador para cambiar a una tarea diferente. Por ejemplo, para el “Nuevo trabajo del túnel de ferrocarril”, queríamos cambiar las tareas de “Perforar el lecho de roca” a “Realizar el trabajo eléctrico”. Una vez que cambiamos el menú desplegable, el temporizador se detuvo. Luego hicimos clic en la flecha para iniciar el cronómetro de la nueva tarea relacionada.

Con la función de hoja de tiempo, registra sus horas como probablemente lo hizo con lápiz y papel durante la era analógica del seguimiento del tiempo. Esencialmente, usted trabaja en su turno, agrega tiempo a su hoja de tiempo y lo firma. Este es un método bastante estándar de seguimiento del tiempo. Desafortunadamente, debido a que Hubstaff no le permite agregar tiempo futuro, no puede usar la plataforma como planificador de turnos. Los administradores pueden permitir que los usuarios editen manualmente las hojas de horas enviadas anteriormente y pueden obligar a los usuarios a solicitar una razón para asegurarse de que están agregando las horas que trabajaron. Los administradores también pueden recordar a los usuarios que comiencen a rastrear el tiempo si no han ingresado al sistema por un tiempo.

Pantalla de creación de facturas de Hubstaff

La aplicación nativa tomará una foto a intervalos aleatorios de hasta tres tomas por hora, dependiendo de la frecuencia con la que el administrador quiera espiar a los trabajadores. Las capturas de pantalla se pueden difuminar parcialmente para no registrar información confidencial en cada captura, pero una parte suficiente de la pantalla se deja intacta para que aún tenga una idea de si la pantalla está en contenido relacionado con el trabajo o con el juego. Esta es una forma complicada y complicada de realizar un seguimiento manual del tiempo, especialmente si está saltando de una tarea a otra a lo largo del día. Hubstaff debería encontrar una forma de agregar los elementos de captura de pantalla a la arquitectura basada en la nube como lo hizo con el cronómetro para simplificar la facilidad de uso.

La pestaña Horarios le permite asignar fechas y horas para que los empleados trabajen. Puede establecer un número mínimo de horas de trabajo y una duración de la pausa para el almuerzo. Hubstaff también le permite establecer un turno recurrente. El software de generación de informes de la herramienta ha mejorado desde nuestra última revisión, pero aún está por debajo del de herramientas más sólidas como Zoho Projects. En Hubstaff, tendrá acceso a informes sobre el tiempo trabajado, el porcentaje de actividad y el dinero gastado. Desde nuestra última revisión, Hubstaff ha agregado una vista gráfica de un flujo de trabajo completo. Pronto, Hubstaff planea agregar la capacidad de guardar filtros para una búsqueda en particular en lugar de buscar miembros por separado. Puede ver un informe sobre el tiempo y las actividades o informes sobre la actividad semanal, los pagos, la cantidad adeuda, los presupuestos del proyecto, los saldos de tiempo libre, las facturas y más.

Los administradores reciben notificaciones cuando alcanzan los límites semanales de personal y presupuesto. Las facturas se calculan y crean automáticamente en función del tiempo que trabajó cada empleado, así como su tasa de pago asociada. Puede configurar la nómina automática a través de  PayPal , lo que le permite automatizar los pagos en función del tiempo registrado dentro de la herramienta. Tenga en cuenta: los usuarios no tienen que enviar tiempo para su aprobación, por lo que se realizarán pagos automáticos independientemente de que los empleados tengan razón o no en cuanto a la cantidad de horas que trabajaron. No hay recordatorios para que los gerentes verifiquen cada hoja de tiempo antes de que se realicen los pagos automáticos, por lo que, si le preocupa realizar pagos falsos, puede configurar los pagos de PayPal en manuales.

Como parte de los parámetros de configuración, puede controlar quién recibe alertas sobre un usuario (administración, un usuario, ambos o ninguno). Creemos que es inteligente que tanto la administración como el usuario reciban esto. Mientras tanto, cuando se trata del tiempo de edición, Hubstaff le permite establecer una razón para el tiempo de edición. Quizás esto sea útil cuando las empresas necesiten mantener registros para que no sean auditadas.

Monitoreo de empleados

Hemos mencionado cómo algunas de las características más parecidas al Gran Hermano de Hubstaff influyen en el seguimiento del tiempo. Pero la plataforma también tiene muchos de los sellos distintivos de las  herramientas de monitoreo de  empleados . Las funciones de monitoreo de empleados de Hubstaff incluyen registro de pulsaciones de teclas, monitoreo de aplicaciones y URL, monitoreo de ubicación y GPS y capturas de pantalla de actividades.

Una vez que configure sus usuarios y descarguen la aplicación de temporizador en su máquina, la aplicación de escritorio no solo registra el tiempo, sino que también tomará capturas de pantalla al azar o en intervalos personalizados, como tres capturas de pantalla por minuto. Esto se aplica no solo a la pantalla principal del usuario, sino también a los monitores conectados. Hubstaff no registra las teclas, pero sí rastrea la actividad proporcionada a través del mouse y el teclado, lo que brinda a los empleadores un cálculo de qué tan activo es el empleado. Todos estos datos terminan en el panel de Hubstaff en la pestaña Actividad. Aquí es donde puede seleccionar un usuario en el menú desplegable para ver sus capturas de pantalla correlacionadas con los datos de actividad.

Cuando se trata de la supervisión de aplicaciones y URL, Hubstaff va más allá del simple seguimiento del tiempo para ver qué sitios web y aplicaciones visitaron o abrieron los empleados y cuánto duraron sus sesiones. El módulo de informes puede ejecutar consultas personalizadas en vectores, como el uso de la aplicación, mapeado contra el tiempo y la actividad. Hubstaff se integra con herramientas de gestión de proyectos y tareas como  Asana  y  Trello  para filtrar informes por proyectos o tareas específicos para realizar un seguimiento de la productividad.

Una característica única de monitoreo de empleados que se ofrece es el rastreo de ubicación por GPS a través de la aplicación móvil de Hubstaff. Si bien la aplicación móvil en sí no puede tomar capturas de pantalla (el dispositivo móvil puede) o capturar la actividad de la aplicación móvil y el sitio web, le permite rastrear y registrar la ubicación de los empleados que trabajan en el campo. Si bien la profundidad de los datos de monitoreo y las funciones de vigilancia no se puede comparar con una herramienta potente como  Teramind , nuestra elección de los editores para la supervisión de empleados, Hubstaff tiene una selección útil de funciones para empleadores que desean un poco más de supervisión.

Aplicaciones móviles

El seguimiento del tiempo en tiempo real en las aplicaciones de Android e iOS de Hubstaff es exactamente el mismo que en la aplicación de escritorio, pero la aplicación móvil proporciona una interfaz particularmente intuitiva. La aplicación móvil permite a los administradores monitorear los movimientos a través del rastreo GPS. Esto le brinda una descripción general de cuánto movimiento realizó su empleado al capturar datos de ubicación en diferentes etapas.

Al principio, no pudimos iniciar el temporizador para una tarea porque no habilitamos los Servicios de ubicación para Hubstaff. Una vez que hicimos clic en Permitir, pudimos comenzar a cronometrar los informes de SEO del proyecto para las tiendas XYZ.

El tablero móvil de Hubstaff estaba perfectamente organizado. La interfaz de la aplicación móvil era bastante buena, pero no puede ver la columna Motivos en la hoja de tiempo. Debería poder desplazarse con la pantalla táctil.

Cuando hace clic en un elemento, puede ver cuánto dinero se gastó en función de la cantidad de tiempo trabajado. En el panel principal, puede realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo y el costo tanto para los miembros individuales como para un equipo. La interfaz móvil estaba cerca de la calidad de TSheets, pero la última plataforma tiene una hoja de tiempo bien diseñada con cada empleado separado con reglas. También nos gustan las opciones de la aplicación móvil TSheets en lo que respecta a Take Break, Ficha de entrada y Ficha de salida. Hubstaff tiene una función de “tomar un descanso”, pero no fue visible en nuestras pruebas.

Lo que falta

A fines de 2018, Hubstaff lanzó algunas actualizaciones que abordaron específicamente ciertas debilidades u omisiones de funciones, incluida la adición de un temporizador web, el desarrollo de opciones de informes y la adición de niveles de actividad y monitoreo de pantalla. Aparte de su draconiana captura de pantalla y seguimiento de pulsaciones de teclas, Hubstaff no hace un muy buen trabajo al permitir una supervisión de cambios más profunda como las herramientas de gestión de proyectos más grandes. Por ejemplo, Hubstaff no permite el seguimiento avanzado. Si dirige una empresa de camiones y le preocupa menos cuántas horas condujo un camionero que la distancia recorrida, entonces no hay forma de gestionar eso en Hubstaff. A diferencia de Hubstaff, TSheets le brinda la capacidad de crear seis campos de seguimiento avanzados personalizables adicionales. También puede agregar una pregunta para cada reloj de salida (es decir, “¿Hubo un incidente? Sí. No.”

Sin embargo, Hubstaff ha mejorado mucho cuando se trata de funciones de informes. En el pasado, podía agregar notas a un archivo de texto vacío, pero ahora estos campos de Notas aparecen en los informes. Como la mayoría de los servicios, puede exportar los datos en formato CSV o PDF.

Por más duro que Hubstaff se trate de rastrear el trabajo, la herramienta no permite restricciones de dirección IP, lo que significa que sus empleados pueden decir que están trabajando desde la oficina, pero en realidad pueden estar trabajando desde un crucero en las Bahamas (a menos que ‘ estás usando la aplicación móvil para realizar un seguimiento del tiempo). Esta es una función estándar que está disponible en casi todas las demás herramientas que probamos. Hubstaff tampoco permite que los administradores requieran que los usuarios tomen una foto cuando se reportan a trabajar. Suponemos que es excesivo hacer que alguien se tome una selfie justo antes de comenzar a grabar su pantalla y monitorear sus pulsaciones de teclas, pero TSheets le permite establecer esto como un requisito (lo cual tiene sentido, especialmente si está rastreando tareas realizadas fuera de una computadora, como como trabajo de venta minorista, construcción o entretenimiento). El software tampoco

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