Las oficinas las organizaciones y los negocios están evolucionando. Las nuevas tecnologías permiten mejorar los procesos y flexibilizar el trabajo en cuanto a lugares y horarios. Pero con demasiada frecuencia las empresas siguen careciendo de una estrategia clara.
El espacio de trabajo es cada vez más digital. Y está transformando «la colaboración entre los empleados, el servicio al cliente y el negocio de las empresas». Esta es la conclusión del informe «Digital Workplace Report: Transforming Your Business» de Dimension Data.
Las 800 empresas participantes en el estudio, entre inteligencia artificial y big data, parecen tener una buena predisposición a las nuevas tecnologías: el 58% de los directivos entrevistados, por ejemplo, tiene expectativas de empezar a utilizar asistentes virtuales. No obstante, muchas empresas aún están lejos de cumplir el objetivo de un entorno realmente digital.
Porque, para alcanzarlo, no basta con utilizar dispositivos conectados y hacer teletrabajo: se necesitan inversiones, una estrategia definida, objetivos claros y la capacidad de recoger datos para medir los resultados. En cualquier caso, es evidente que se está produciendo una transformación. Y el informe define algunas tendencias: a continuación describimos siete de ellas.
Trabajo más flexible
El 40% de las empresas entrevistadas afirma que una parte sus empleados a jornada completa no trabaja en la oficina. El porcentaje aumenta al 46% entre los empleados a jornada parcial. En ambos casos, los porcentajes están destinados a crecer en los próximos dos años, alcanzando el 56% y el 77%, respectivamente.
Digital pero sin estrategia
Aunque la adopción de nuevas tecnologías digitales parece ser una vía obligatoria, la mayoría de las empresas (el 60%) no tiene una estrategia clara sobre como modificar sus entornos de trabajo. Por tanto, no existe un auténtico plan de desarrollo, un defecto que Dimension Data también observa en las grandes empresas.
El desarrollo es colaborativo
Para desarrollar una estrategia digital es fundamental la colaboración. No basta con que el departamento informático imponga una tecnología: todos los departamentos deben contribuir al diseño y a la realización de un plan. El 39% de los entrevistados ha afirmado haber recibido «sugerencias significativas» por parte de distintas áreas de negocio en relación con el desarrollo de la estrategia digital propia.
La importancia de los socios
«Tener socios de confianza» –afirma el informe— «es vital para implementar las tecnologías digitales en los espacios de trabajo. Dos tercios de las empresas ha recibido o recibe asistencia por parte de especialistas externos para la planificación y realización de su proyecto. En un tercio de los casos, el proveedor externo «posee un papel central».
El análisis optimiza los rendimientos
Para mejorar hay que entender qué es lo que no funciona. Y la capacidad de recopilación y análisis de datos que ofrecen los medios digitales permite tener una cantidad de información impensable hasta hace pocos años. El 64% de las empresas entrevistadas los usa para mejorar la atención al cliente, y el 58% los utiliza para comprender las costumbres (buenas o malas) en los lugares de trabajo.
El negocio cambia el trabajo
Si es verdad que las tecnologías cambian el negocio, también es verdad lo contrario. El 69% de los entrevistados afirma no haber adoptado una nueva organización laboral hasta haber detectado deficiencias en los procesos. Por tanto, los medios digitales, además de ser una ventaja, también son una herramienta orientada a la consecución de objetivos precisos.
El futuro es digital
A pesar de la carencia de estrategias, hay pocas dudas acerca del hecho de que las tecnologías seguirán cambiando los espacios de trabajo. Un cuarto de los directivos está convencido de que las herramientas de análisis, la realidad aumentada y el aprendizaje automático serán los protagonistas de las oficinas del futuro.